Nos encontramos en un contexto muy cambiante, con tecnología que evoluciona a gran velocidad, con una clara tendencia a trabajar por proyectos y que, sin duda, invita a la transformación digital. Sin embargo, varios estudios apuntan a un alto número de proyectos fallidos, con tan solo un 30% de éxito. Tanto la investigación realizada por Boston Consulting Group como el Informe EY (2021) acerca del nivel de madurez digital de las empresas en Latinoamérica apuntan que un 70% de las transformaciones digitales no alcanzan sus objetivos o fracasan.

Esta va muy unida al análisis de datos, que tampoco se afianza en las organizaciones. Según un estudio realizado por el Instituto Internacional de Análisis de Negocio (IIBA) en 2021 (Achieving More With Data: The Critical Role Of Business Analysis In Becoming A Data-driven Organization), cerca del 90% de las iniciativas de análisis de datos se quedan en un piloto. De las que sí avanzan, la mitad no cumplen con las expectativas y el 22% se consideran fracasos rotundos.

Con esto, la investigación del IIBA encontró una clara necesidad de profesionales del análisis de negocio para proporcionar algunas de las piezas que faltan para forjar una cultura basada en datos y desarrollar organizaciones data-driven. Según el estudio, las organizaciones de alto desempeño utilizan como mínimo el doble de profesionales de análisis de negocio frente a las organizaciones más rezagadas. Adicionalmente, las organizaciones con un nivel de excelencia en las prácticas de análisis de datos de negocio tienen un ROI tres veces superior al resto.

En este post, veremos de qué se ocupan los analistas de negocio y cómo garantizan que las soluciones de análisis de datos satisfagan los requisitos de negocio y mantienen a los stakeholders informados para que puedan conectar directamente conocimientos analíticos con acciones y resultados medibles. Además, el analista de negocio también es parte integral del éxito del equipo de científicos de datos, al traducir las necesidades de la organización, priorizando esfuerzos, y evaluar qué soluciones son prácticas. Las empresas con mejor desempeño cuentan con profesionales en análisis de negocio que conectan a las partes interesadas del negocio con los técnicos y equipos de soluciones de datos. 

¿Qué es el análisis de negocio? 

El análisis de negocio es la disciplina que pone el foco en identificar necesidades de negocio, problemas y oportunidades y en determinar las soluciones adecuadas para cada caso, generando valor de un modo aceptable y sostenible. Las iniciativas y proyectos pueden surgir en el desarrollo de sistemas, mejora de procesos, cambio organizacional o una combinación de los tres. Y es que el análisis de negocio toca todos los niveles de una organización: estratégico, táctico y operacional.

Según Project Management Institute (PMI), el análisis de negocio es “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para determinar problemas e identificar necesidades de negocio; identificar y recomendar soluciones viables para satisfacer esas necesidades; obtener, documentar y administrar los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos de negocio y del proyecto y para facilitar al equipo del proyecto la implementación exitosa del producto, servicio o resultado final del proyecto o programa”.

Según International Institute of Business Analysis (IIBA), en su Guía BABOK^® (Business Analysis Body of Knowledge), el análisis de negocio se define como “la práctica de habilitar el cambio en una empresa al definir sus necesidades y recomendar soluciones que entregan valor a los interesados”. El marco conceptual de análisis de negocio se refleja en la misma guía con el Business Analysis Core Concept Model (BACCM™). Es una forma de definir cómo integramos los factores más importantes en cualquier modelo de cambio organizacional, recogiendo 6 conceptos fundamentales:

• Cambio: la transformación como respuesta a una necesidad.
• Necesidad: un problema u oportunidad.
• Solución: un modo específico de satisfacer uno o más necesidades en un contexto. Es el resultado del proyecto o iniciativa.
• Interesados o stakeholders: una persona o grupo de personas que tienen relación con el cambio, la necesidad o la solución.
• Valor: la utilidad, importancia de algo para un interesado en un contexto. Puede ser tangible o intangible.
• Contexto: las circunstancias que influyen y son influenciadas por, y que permiten entender el cambio.

Todos los conceptos son iguales y necesarios. El BACCM™ permite al analista de negocio considerar la calidad y completitud del trabajo que está haciendo.

 Como vemos, todas las definiciones ponen el foco en los beneficios y aporte de valor, siempre situando la solución en su contexto. En el Instituto de Ingeniería del Conocimiento (IIC) apoyamos a las organizaciones con las que trabajamos en estos procesos. Si, por ejemplo, estamos entrenando un modelo predictivo para identificar personas con riesgo de abandono de la organización, es importante poner en relación el impacto del abandono con objetivos estratégicos, y de esta forma identificar los beneficios del proyecto. Además, a través de la explicabilidad del modelo, podremos identificar las variables que más están impactando en ese alto riesgo de salida, y con ello podremos actuar sobre las causas de salida en dicha organización, que pueden ser diferentes de las de otra organización del mismo sector. De ahí la importancia del contexto.

¿Qué funciones realiza el analista de negocio?

El trabajo de análisis de negocio se realiza durante todo el ciclo de vida de la solución. Como hemos visto anteriormente, la solución es un modo específico de satisfacer una o más necesidades de una organización en un contexto, es el resultado del proyecto o iniciativa y está condicionado por el ciclo de vida de los requerimientos que definen y condicionan el cambio. Por ello, el análisis de negocio comienza antes de la ejecución del proyecto y continúa tras su finalización. Vamos a ver algunas de las tareas principales de este tipo de proyectos en las que debe aportar el analista de negocio:

Consideraciones iniciales para el análisis

En un primer momento, una vez identificada una necesidad, es esencial analizar tanto la situación actual en la organización (as is) como hacia dónde quiere evolucionar en el futuro (to be), para aportar valor a los stakeholders y definir los posibles escenarios para alcanzar el objetivo, analizando también sus riesgos. De todos ellos, se debe identificar el camino que aporte más valor en términos de coste-beneficio y que implique un nivel de cambio viable en la organización.

Es importante identificar a todos los stakeholders desde inicio. En cualquier proyecto de analítica de datos, debe estar implicado siempre, al menos: negocio, tecnología, legal, responsable de datos y recursos humanos si afecta a los colaboradores.

Es muy importante entender la estructura, políticas y operaciones de la organización, así como su contexto, para recomendar soluciones. Y en particular debemos prestar especial atención a la cultura de la organización, muy relacionada con el nivel de cambio viable. La dimensión de las personas es un factor determinante en los proyectos. En este sentido, el criterio a la hora de escoger la solución debe tener en cuenta su viabilidad en los procesos de la organización y en su utilización por parte de los usuarios finales.

Requerimientos y comunicación del proyecto de análisis

El análisis de negocio también implica la gestión del ciclo de vida de los requerimientos. Los requerimientos deben incluir: requerimientos de negocio, requerimientos de los stakeholders, requerimientos de la solución (funcionales y no funcionales) y requerimientos de transición que permitan la implementación de la solución en la operativa de la organización. La cultura de la organización se debe tener en cuenta en todos ellos y muy especialmente en los requerimientos de transición.

En línea con lo anterior, antes de iniciar un proyecto de analítica predictiva para un caso de uso concreto, por ejemplo, se debe tener en cuenta la implementación del modelo predictivo en la operativa de la organización. Aunque en un primer momento se trabaje en un piloto, hay que concebir el proyecto desde el inicio en la situación futura, en la cual el modelo esté conectado a las fuentes de información y su salida se integre en los procesos de la organización, debiendo incluir la formación para los usuarios finales dentro del proyecto.

El analista de negocio está implicado en la elicitación, es decir, en la obtención de la información por parte de los stakeholders, entendiendo sus necesidades y preocupaciones, para poder definir los requerimientos. Esto implica una estrecha colaboración con los interesados para extraer la información necesaria, analizar a los diferentes implicados y colaborar en la definición de una buena comunicación con todos ellos, así como del propio contexto donde se realizará el cambio. La comunicación con los interesados es un aspecto trascedente para el éxito de un proyecto y el director de proyecto y analista de negocio deben trabajar estrechamente este aspecto.

Seguimiento y beneficios del análisis de datos

Una vez definidos los requerimientos y sus criterios de aceptación, se debe realizar un seguimiento de los mismos durante la ejecución del proyecto, incluyendo su verificación, validación, priorización y aprobación, y ponerlos en relación con los objetivos del proyecto y los beneficios esperados. Este es un proceso vivo durante todo el proyecto, que implica un seguimiento continuo y una vigilancia para detectar cambios que apliquen al negocio o al mercado y que impacten en el proyecto. Por ejemplo, puede haber cambios relativos a una nueva versión de una aplicación existente. Se deberá revisar el impacto que tiene y, si es necesario, aplicar el plan de gestión del cambio previamente definido.

Igualmente, una vez iniciado el proyecto, es necesario comprobar que los beneficios que se esperan del proyecto se cumplan, y que la toma de decisiones vaya enfocada al aporte de valor y no responda solamente a cuestiones técnicas u operativas. También el entorno puede afectar a las expectativas de los beneficios esperados. Si estamos trabajando en metodología ágil, con un alcance definido de alto nivel, pero con una definición más concreta del alcance tras cada sprint, es importante que prevalezcan los objetivos de negocio y del proyecto a la hora de priorizar tareas.

Una vez la solución se ha implementado, es necesario hacer una evaluación de la misma en términos de los beneficios que aporta, además de una comparativa con lo esperado. En la realización de un piloto trabajamos con estimaciones de los beneficios. Una vez ejecutado el piloto, de cara a la puesta en producción del modelo, tenemos más información para poder plantear los beneficios que esperamos de la solución. Y tras un periodo de implementación, compararlos con los resultados.

Al final, el análisis de negocio nos permite identificar iniciativas de cambio que aporten valor a la organización, concebidas desde la estrategia. Nos ayuda a priorizar proyectos y a alcanzar mayor éxito en los mismos. El analista de negocio juega un papel fundamental en la comunicación con los stakeholders y debe velar por la entrega del valor de la solución. En el Instituto de Ingeniería del Conocimiento (IIC) apoyamos a las organizaciones en este tipo de transformaciones y, concretamente, las que tienen que ver con el análisis de datos, una forma de optimizar procesos y tomar mejores decisiones organizacionales.