La administración pública maneja volúmenes inmensos de documentos: normativas, expedientes, informes técnicos, solicitudes ciudadanas y muchos más. Esta información, aunque valiosa, suele estar dispersa en múltiples bases de datos, archivos en papel o formatos digitales poco estructurados. Sin una herramienta eficiente para aprovechar estos datos, la gestión documental se vuelve lenta y costosa.

La inteligencia artificial (IA) generativa está cambiando este panorama. Gracias a modelos avanzados de lenguaje, ahora es posible extraer conocimiento útil de estos documentos de manera automática, facilitando la toma de decisiones y mejorando la eficiencia de los servicios públicos, tanto internamente como en la interacción con el ciudadano. En este post, resumimos algunas de las posibilidades que ofrece esta tecnología al sector público, algunos casos de éxito y cómo resolver las dificultades en su aplicación.

Inteligencia artificial, archivos y documentos

Ante la gran cantidad de información en texto que se genera en la administración pública, surge la posibilidad de analizarla, aprovecharla y extraer insights automáticamente. El potencial de la IA concretamente en la gestión documental es enorme. Estas tecnologías pueden:

• Automatizar la clasificación de documentos, reduciendo el tiempo que los funcionarios dedican a tareas repetitivas.
• Extraer información relevante de grandes volúmenes de texto, como encontrar referencias a normativas específicas en miles de páginas.
• Generar resúmenes automáticos, lo que permite a los gestores acceder rápidamente a los puntos clave de informes y expedientes.
• Responder preguntas en lenguaje natural, facilitando la consulta de información sin necesidad de buscar manualmente en bases de datos o documentos extensos.
• Traducir documentos a lenguaje claro, simplificando textos administrativos complejos para que ciudadanos y funcionarios los comprendan fácilmente.

Buscadores semánticos y sistemas de RAG

Una de las tecnologías más usadas para explotar grandes volúmenes de información es la búsqueda semántica, que se puede combinar con una de las aplicaciones de IA generativa más demandadas actualmente por las organizaciones: los sistemas de RAG (Retrieval-Augmented Generation).

Los buscadores tradicionales funcionan con palabras clave, lo que muchas veces genera resultados imprecisos. En cambio, los buscadores semánticos, potenciados por IA, pueden entender el significado de las consultas y recuperar información relevante, aunque no coincida exactamente con los términos utilizados.

El enfoque RAG mejora aún más esta capacidad de búsqueda al combinar:

1. Recuperación de documentos relevantes mediante embeddings y bases vectoriales.
2. Generación de respuestas a partir del contenido recuperado, usando IA generativa para sintetizar la información de manera clara y estructurada.

Casos de éxito de IA generativa en el sector público

Nuestra experiencia en el sector público nos ha permitido desarrollar soluciones basadas en IA que optimizan la gestión y el acceso a la información. Algunos de nuestros casos de éxito son:

• Buscador semántico para sentencias de la AEPD: Hemos desarrollado un sistema de búsqueda avanzada que permite encontrar resoluciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) de manera rápida y precisa. Gracias a la búsqueda semántica, los usuarios pueden formular consultas en lenguaje natural y obtener los documentos más relevantes sin necesidad de conocer términos exactos o estructuras complejas.
• Herramienta para traducir respuestas a lenguaje claro: En muchas administraciones, los operadores que atienden consultas ciudadanas responden con lenguaje técnico o administrativo que puede ser difícil de entender. Para solucionar esto, hemos creado una herramienta basada en IA generativa que reescribe automáticamente las respuestas en un lenguaje claro y accesible, facilitando la comunicación entre la administración y los ciudadanos.
• Asistente para consultar datos del INE en lenguaje natural: Acceder a datos estadísticos oficiales puede ser un proceso complejo si no se conoce la estructura de las bases de datos. Nuestro asistente basado en IA permite a los usuarios realizar consultas sobre los datos del Instituto Nacional de Estadística (INE) en lenguaje natural, obteniendo respuestas precisas sin necesidad de navegar por tablas o documentos extensos.

Estos proyectos demuestran cómo la IA puede transformar la gestión documental y el acceso a la información en la administración pública, mejorando tanto la eficiencia interna como la experiencia de los ciudadanos.

Barreras para implantar IA en la administración y cómo superarlas

A pesar de los beneficios que puede traer al sector público la adopción de IA generativa, hay que enfrentar todavía varios desafíos:

• Falta de digitalización: Muchos documentos aún están en papel o en formatos no estructurados.
• Silenciamiento de datos: La información se encuentra fragmentada en diferentes sistemas y departamentos.
• Requisitos legales y de privacidad: El uso de IA debe cumplir con normativas de protección de datos y transparencia.
• Resistencia al cambio: La introducción de nuevas tecnologías requiere formación y adaptación de los equipos.

Trabajar en proyectos de IA generativa aplicada a la gestión documental con organismos públicos nos ha permitido desarrollar metodologías para superar estas barreras. En la siguiente tabla se muestra, de forma resumida, cómo abordamos estos desafíos para garantizar una implementación de la IA eficaz y adaptada a las necesidades de las administraciones:

PROBLEMA	SOLUCIÓN
Falta de digitalización	Escaneo de documentos, transcripción a texto mediante IA y estructuración de metadatos con IA generativa
Silenciamiento de datos	Integración de sistemas mediante APIs y bases de datos centralizadas con acceso controlado.
Requisitos legales y de privacidad	Implementación de IA explicable, auditoría de modelos, cumplimiento normativo mediante controles de acceso y anonimización de datos, además de despliegue de modelos en entornos locales o privados para mayor seguridad.
Resistencia al cambio	Programas de formación, workshops prácticos y estrategias de adopción progresiva para equipos.

En el IIC, ayudamos a organizaciones públicas y privadas a abordar estos retos y a explorar cómo la IA puede suponer una ventaja competitiva. Partimos del análisis de cada caso para proponer y desarrollar una solución a medida.

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