Política del Sistema Interno de Información
1. Objetivo
El presente documento proporciona una política informativa relativa a los principios generales que rigen en la Asociación para el Desarrollo de la Ingeniería del Conocimiento (en adelante, ADIC) en relación a su Sistema Interno de Información (SII) y de defensa del informante/denunciante y cómo la misma será publicitada en el seno de la entidad.
2. Principios generales del Sistema Interno de Información
El Sistema Interno de Información (SII) permite comunicar de manera confidencial cualquier delito o irregularidad cometido en el ámbito de la organización. Integra el canal de denuncias de ADIC y contiene una base de datos segura que, cuenta con una protección al más alto nivel y en la que quedan registradas las denuncias recibidas, así como aquellas acciones que en relación con la gestión de las mismas se recogen en el Modelo de Prevención y Gestión de Delitos.
El Sistema Interno de Información (SII) se rige por los siguientes principios que se enuncian a continuación:
- Permitir a todos los empleados y colaboradores de ADIC comunicar información sobre posibles irregularidades cometidas en contra de sus Normas de Conducta Profesional, de su normativa interna y de la legislación vigente aplicable.
- Estar diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, de modo que se garantice la confidencialidad y anonimato de la identidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado. Para ello la plataforma electrónica del canal de interno de denuncias de ADIC cuenta con un mecanismo de comunicación seguro. Bajo ningún concepto la identidad de los denunciantes será revelada ni a los afectados por la comunicación, ni a terceros, salvo que la misma debiera ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a cualquier otra Administración Pública con competencia en la materia, siempre bajo la existencia de obligación legal.
- Prohibir expresamente la formulación de comunicaciones/denuncias falsas, por resultar contrarias a la ley y a los principios y valores de ADIC. En cualquier caso, se garantiza que ningún denunciante podrá ser objeto de sanción por trasladar hechos a través del canal interno siempre que éste actuase de forma ética y de buena fe.
- Integrar el canal interno de denuncias de ADIC y permitir la presentación de comunicaciones/denuncias por escrito a través del mismo.
- Garantizar que las denuncias presentadas se tratarán de manera efectiva dentro de ADIC con el objetivo de que el primero en conocer la posible irregularidad sea la propia entidad.
- Prohibir adoptar represalias contra cualquier persona que, de buena fe, ponga en conocimiento de ADIC, a través del canal interno de denuncias, incumplimientos, así como contra aquellos que puedan colaborar en la investigación o ayuden a resolverla.
- Ser independiente y aparecer diferenciado respecto de los sistemas internos de información de otras entidades u organismos.
- Contar con un responsable del Sistema Interno de Información (SII). El Responsable del SII actuará siempre garantizando la ausencia de conflicto de intereses y con la debida independencia en el ejercicio de sus funciones.
- Contar con un procedimiento de gestión de las denuncias recibidas, recogido en el Modelo de Prevención y Gestión de Delitos de ADIC. Dicho procedimiento siempre respetará la presunción de inocencia y el honor de las personas afectadas, el derecho de audiencia, el derecho de acceso al expediente y el asesoramiento debido respecto a los derechos y garantías que son de aplicación.
- Garantizar la protección de los informantes/denunciantes en el ámbito de la propia ADIC, respetando, en todo caso, lo establecido en esta política y en el procedimiento de gestión de denuncias establecido de manera interna.
3. Condiciones de uso del canal interno de denuncias
A. Hechos Denunciables
La Asociación para el Desarrollo de la Ingeniería del Conocimiento (en adelante, ADIC) pone a disposición de sus empleados y colaboradores este canal para plantear consultas y realizar denuncias sobre posibles irregularidades cometidas en contra de sus Normas de Conducta Profesional, de su normativa interna y de la legislación vigente aplicable.
La información que proporcione sobre usted y sobre cualquier otro empleado/s de ADIC sobre el que presente su denuncia, pueden dar como resultado decisiones que afecten al empleado de ADIC involucrado en el hecho denunciado. Por lo tanto, le pedimos que proporcione únicamente información, que a su leal saber y entender, sea real y precisa. La información que proporcione se manejará en todo caso como confidencial y bajo las medidas de seguridad oportunas.
Las denuncias, podrán versar, pero sin estar limitado a ello, entre otros, sobre las siguientes acciones cometidas por otro empleado y/o por cualquier tercero relacionado con ADIC:
- Descubrimiento y revelación de secretos.
- Estafa/Estafa Informática.
- Daños informáticos.
- Delitos contra la Propiedad intelectual e industrial, mercado y consumidores.
- Blanqueo de capitales.
- Delitos contra la Hacienda Pública y Seguridad Social.
- Cohecho.
- Corrupción entre particulares.
- Insolvencia punible.
- Falsificación de documentos públicos/privados.
- Apropiación indebida y desvío de recursos.
- Utilización de información privilegiada.
- Conflicto de interés.
- Acoso sexual en el ámbito laboral.
- Contra la integridad moral en el ámbito laboral.
- Otras conductas que resulten inapropiadas y contrarias a los intereses de ADIC.
El uso responsable del canal contribuye a prevenir y detectar conductas contrarias a los estándares éticos establecidos en ADIC, así como a su posible resolución.
Su participación es fundamental: contribuye a que ADIC sea el lugar de trabajo que todos queremos y supone una oportunidad de mejora, por lo que invitamos a su uso.
B. Tramitación de las Denuncias
Las denuncias y consultas serán recibidas por el Comité de Respuesta, órgano colegiado compuesto por la responsable de Recursos Humanos y Administración, el responsable del Servicio Jurídico/Cumplimiento Normativo y el/la Responsable del área afectada. Este órgano, de manera objetiva e independiente, valorará la naturaleza de los hechos puestos en conocimiento, así como la relación de personas implicadas en los mismos.
El Comité de Respuesta llevará un registro de sus reuniones y decisiones a través del Sistema Interno de Información.
C. Confidencialidad
Toda la información que se maneje en este canal tiene la naturaleza de Confidencial, y además de los accesos restringidos, sobre la misma se adoptarán medidas especiales de protección para salvaguardar la integridad y secreto requerido.
El usuario podrá tener total confianza en que cuanto ponga en conocimiento, será gestionado y mantenido con total secreto profesional, y no se adoptará ningún tipo de represalia o cualquier otra actuación contra su persona si utiliza el mismo de buena fe.
La identidad del denunciante se mantendrá absolutamente confidencial a lo largo del proceso, no revelándose su identidad a las personas denunciadas ni a ningún tercero salvo que sea estrictamente necesario y no siendo divulgada la información a personas no autorizadas, salvo que, en función de la materia que afecte pueda ser requerido por Jueces y Tribunales, o que la naturaleza del asunto de forma excepcional así lo requiriera, comunicándose tal hecho al denunciante con carácter previo.
Las denuncias falsas podrán dar lugar a sanciones por parte de ADIC, y le informamos que además podrían llegar a ser constitutivas de delito de conformidad con el Código Penal.
D. Tratamiento y Almacenamiento de los datos
Para la gestión de este canal, ADIC utiliza el software GlobalSUITE – Whistleblower Channel propiedad de AUDISEC. Esta organización dispone de un sistema de gestión certificado en ISO 27001, ISO 22301, ISO 20000 e ISO 9001, incluyendo así procesos para la continuidad y disponibilidad del servicio, gestión de la seguridad de la información, gestión de incidencias, etc. Garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la Información.
Todos los datos se almacenan en infraestructuras de terceros (Interxion, Acens y Amazon Web Services) certificados en diversos estándares de seguridad de manera que se asegura de que se disponen de medidas implantadas para garantizar la continuidad, disponibilidad, integridad y calidad del servicio.
AUDISEC es titular de todos los derechos de propiedad intelectual e industrial de este Software, y el usuario y ADIC se comprometen a no hacer ningún uso no autorizado y protegido del mismo.
Una vez aceptadas las condiciones de uso de la plataforma, y planteada una denuncia o consulta el sistema enviará un usuario y contraseña para realizar su seguimiento. El usuario proporcionado es personal e intransferible.
De conformidad con la legislación en Protección de Datos de Carácter Personal, se informa que el responsable del tratamiento de los datos personales es la Asociación para el Desarrollo de la Ingeniería del Conocimiento con domicilio en Campus de Cantoblanco, Universidad Autónoma de Madrid; Ctra. de Colmenar Viejo, km.15, Calle Francisco Tomás y Valiente 11; EPS, Edificio B, 5ª planta; 28049 Madrid. Los datos transmitidos serán tratados única y exclusivamente con la finalidad de posibilitar la gestión del Canal de Denuncias, procesar su denuncia para realizar las investigaciones necesarias tendentes a dar una solución al problema que plantea en su denuncia y si fuera necesario imponer las correspondientes sanciones. La base legitimadora del tratamiento es nuestro interés legítimo en garantizar el cumplimiento de la normativa interna de ADIC y la legislación vigente aplicable.
Tenga en cuenta que si usted presenta una denuncia podremos obtener los siguientes datos personales e información:
- Su nombre y apellidos, departamento y cargo o posición dentro de ADIC o relacionada con ADIC.
- El nombre y apellidos de la persona/s denunciada/s, departamento y su cargo o posición dentro de ADIC o relacionada con ADIC.
- Una descripción de los hechos denunciados, así como una descripción de las circunstancias en las que tuvo lugar el suceso, incluyendo el lugar y hora en que tuvo lugar.
Los datos proporcionados serán conservados por un periodo de tres (3) meses, transcurrido el cual serán eliminados, salvo que los datos sean necesarios para continuar la investigación, en cuyo caso serán anonimizados tal y como exige la ley aplicable al efecto con el fin de conservar evidencias del funcionamiento y uso del canal.
En caso de ser necesario, los datos personales y la información se comunicarán a los departamentos pertinentes de ADIC, así como a asesores externos (tal como, asesores jurídicos). Cuando resulte procedente, los datos personales y la información también se podrán revelar a la policía y a las autoridades judiciales. Asimismo, terceros proveedores de servicios de alojamiento y de gestión del canal de denuncias podrán tener acceso a los datos personales con el fin de prestar el servicio.
ADIC le informa que tiene implantadas las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural.
E. Derechos del interesado
Los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad, y, en su caso, oposición, se ejercerán por los interesados ante ADIC mediante una comunicación a derechosrgpd@iic.uam.es, y aportando documento acreditativo de la identidad, como la fotocopia del DNI o del pasaporte.
ADIC se reserva el derecho a modificar, en cualquier momento y sin previo aviso, la configuración del canal de denuncias, así como las presentes condiciones de uso, afectando a los usuarios la última versión publicada en el canal de denuncias. Por ello, ADIC recomienda al Usuario leer estas Condiciones cada vez que acceda a la plataforma. En el caso de que las condiciones de uso sufran modificaciones relevantes para los usuarios, tanto en el funcionamiento como en la privacidad, ADIC lo podrá en conocimiento de los usuarios.
El usuario reconoce que ha leído y comprendido los términos y condiciones de estas Condiciones y que acepta cumplir todas sus disposiciones. Cualquier uso del canal supondrá la aceptación previa de las mismas.
